jogger.typoagrafka.eu

Ostatnio doszłam do wniosku, że sprawdzanie, sortowanie, wyrzucanie maili, które są adresowane do mnie, a których i tak nie czytam, zajmuje mi o wiele za dużo czasu w ciągu dnia, a przede wszystkim kradnie moją uwagę/koncentrację. Po kilku prostych zmianach po pierwsze ilość maili, które przychodzą codziennie spadła kilkadziesiąt razy (!), a poziom koncentracji również wzrósł. Oto triki, które zastosowałam, może się komuś przydadzą:

• Wyłączenie sygnału dźwiękowego, powiadamiającego o nowej poczcie.
• Najchętniej jeszcze: wyłączenie powiadomienia o nowych mailach w postaci czerwonego kółka z liczbą nieprzeczytanych wiadomości na ikonie Apple Mail w Docku – niestety nie udało się wyłączyć, nie wiem, jak.
• Za podpowiedzią mojego Ukochanego: odwołanie wielu newsletterów i wypisanie się z różnych list dyskusyjnych, które najwyraźniej mnie nie interesowały (newslettery najczęściej od razu wędrowały do kosza, w katalogach grup dyskusyjnych miałam po 1000 i więcej nieprzeczytanych wiadomości).
• Ponadto: z pomocą genialnego plug-ina do Apple Mail pod nazwą Mail Act-On do sortowania maili potrzebuję zaledwie dwóch przycisków: ` i jakiejś uprzednio ustalonej litery. I tak na przykład mam maile z chóru, maile wymagające ode mnie jakiegoś działania (action or respond), informacje o kontach (hasła itp.), ciekawostki (typu śmieszne zdjęcia, ciekawe artykuły), triki LaTeX-owe :), wirtualne rachunki. Do tego doszły jeszcze dwie–trzy specyficzne reguły/katalogi do maili służbowych.
• A propos maili służbowych: ileż czasu traciłam w domu na czytanie ich, i w pracy na czytanie prywatnych, lub w ogóle reagowanie na to, że przyszły. A tak mam, że chciałam mieć wszystko w jednym programie. Ponieważ już i tak używam skryptów (genialnych!) do przełączania między różnymi konfiguracjami sieciowymi, podłączaniem w pracy dysków sieciowych do mojego komputera, ustawiania odpowiedniej drukarki domyślnej (właściwie to wszystkie te rzeczy załatwia jeden skrypt na lokalizację), wystarczyło dodać do nich proste reguły: w pracy wszelkie adresy prywatne są deaktywizowane i ich katalogi ukrywane, w domu odwrotnie – służbowe maile znikają, a prywatne zostają.
• Aktualnie częstotliwość sprawdzania maili wynosi 30 minut, ale najwyraźniej nie potrzebuję już tak często ich odbierać – w tej chwili przychodzi jeden mail na kilka godzin!
• Z list dyskusyjnych zostawiłam: GUST-L, TEX-D-L, Dante, mój chór, moja klasa z liceum, joga-centrum. Z newsletterów jeszcze nie wiem, bo straciłam rachubę niestety, gdzie jestem zapisana, a gdzie nie i jeszcze sukcesywnie je będę odwoływać.

I to chyba tyle. Proste, przyjemne, efektywność pracy wzrasta wielokrotnie.

• Update: jeszcze jedna ważna rzecz: wszystkie maile, które służą czystej komunikacji, zastępując telefon itp., a więc sprawy załatwione, niewymagające archiwizacji, lądują w koszu. Cała reszta idzie do Archiwum. Osobno prywatne, osobno służbowe (zresztą powyższe reguły również oddzielają te sprawy od siebie). Dzięki fantastycznej funkcji wyszukiwania w Apple Mail nie potrzebuję żadnego dodatkowego podziału na podkatalogi typu nadawcy. Jak chcę znaleźć maile od konretnej osoby, po prostu korzystam z funkcji Szukaj. W Archiwum zachowuję najczęściej listy bardziej osobiste, takie, które by zastąpiły prawdziwe listy, ale też ważne informacje.

A na koniec jeszcze obrazek:

Inspiracje:

• Get Control of Your Inbox
• Why email is addictive (and what to do about it):
• Hawk Wings: Tipps and add-ons to make Apple Mail even better (blog)
• Location Switch